Sekilas tentang penataan arsip in aktif

Pada dasarnya dari sisi kearsipan, organisasi di Pemerintahan Daerah dapat dibagi menjadi 2 bagian yaitu Lembaga Kearsipan dan Lembaga Pengolah Kearsipan. Arsip yang tercipta pada kedua lembaga/organisasi itu pada awalnya dan masih dioperasionalkan disebut arsip dinamis aktif sedangkan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya kurang dipergunakan namun masih dibutuhkan disebut arsip in aktif. Arsip Dinamis Aktif dan Arsip Dinamis In Aktif pada awalnya merupakan surat-surat dinas/naskah dinas yang mempunyai ciri-ciri mempunyai lambang kedinasan, tanda tangan pimpinan, nomor surat, tujuan surat dan naskah dari surat itu. Seirama dengan berjalan waktu dan adanya ketentuan tentang jadwal retensi arsip , penggunaan yang semakin rendah frekuensinya serta terbatasnya ruang simpan arsip di lembaga pengolah kearsipan ,maka arsip itu harus di transfer ke unit lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan wajib serah arsip dari unit lembaga pengolah kearsipan kepada lembaga kearsipan. Dalam menata kembali arsip-arsip ini ada tiga tahap kegiatan yaitu,

1. Persiapan.
2. Pelaksanaan.
3. Pelaporan.

A. Persiapan, yang perlu dipersiapkan oleh Unit Lembaga Kearsipan antara lain

• Rapat koordinasi dengan lembaga keasipan provinsi.
• Menyiapkan Tupoksi Unit kerjanya.
• Menyiapkan ruang penataan arsip
• Menyiapkan sarana pengetikan untuk input data
• Menyiapkan Sumber daya manusia/staf untuk bekerja dengan Arsiparis.
• Menyiapkan makan dan minum bagi petugas penata arsip.

B. Pelaksanaan penataan arsip in aktif dengan tahap kegiatan sebagai berikut,

• Survey atau identifikasi arsip
• Pendataan arsip
• Pengelompokan boks/arsip sesuai tahun penciptaan.
• Sortir arsip sesuai jenis arsip,misalnya arsip lelang,arsip keuangan,arsip administrasi umum,arsip undangan, arsip laporan dan arsip produk hukum
• Pendeskripsian arsip melalui secarik kertas atau input data langsung ke komputer, jika melalui secarik kertas (kertas fisis) maka dibuat kolom-kolom yang menggambarkan situasi dan kondisi arsip misalnya saja, kolom nomor/tgl/bln/thn surat, kolom masalah surat, kolom jenis surat, kolom perkembangan surat asli atau copi atau tembusan, kolom penanda tangan surat,kolom jlm berkas, kolom nomor boks, kolom nomor map.
• Setelah di input data, maka jadilah daftar arsip sementara.
• Penilaian Daftar Arsip Sementara di unit pengolah lembaga kearsipan, diatur oleh unit yang bersangkutan sebagai pencipta arsip disesuaikan dengan aturan perundangan yang berlaku. Dalam penilaian ini ada prinsip prinsip primer dan prinsip sekunder hal ini juga harus diperhatikan.
• Pembuatan Daftar Arsip yang disusutkan dan pembuatan daftar arsip yang akan ditransfer ke lembaga kearsipan provinsi, pembuatan daftar arsip yang akan disimpan di unit yang bersangkutan.
• Bagi Arsip yang akan ditransfer, dibuatkan berita acara serah terima arsip.

C. Laporan Kegiatan