20100731

Istilah-Istilah Dalam Kearsipan (bagian 1)

             Istilah-istilah yang ada pada suatu bidang pengetahuan tertentu,menghantarkan pembacanya lebih mudah untuk memahami pengetahuan tersebut,misalkan saja bidang pengetahuan tersebut Bidang Kearsipan. Pengetahuan kearsipan di Indonesia di akui secara formal
di Indonesia ketika diundangkannya bidang kearsipan pada tahun 1971 yang lalu, jadi jika dihitung kurang lebih 33 tahun lamanya bidang kearsipan mulai resmi diundangkan ke publik, namun demikian masih banyak masyarakat kita yang masih belum mengetahuinya tentang kearsipan ini.
              Pada tahun 2009 yang lalu telah terbit Undang-Undang Kearsipan yang baru hasil revisi Undang-Undang Kearsipan sebelumnya,yaitu Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Istilah-Istilah Bidang Kearsipan dapat /bisa diperoleh pedoman kearsipan,modul diklat,dan yang utamanya dari Undang-Undang Kearsipan itu sendiri. Dibawah ini saya tulis beberapa istilah kearsipan,
  1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan,organisasi politik,organisasi masyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara.
  2.  Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
  3. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operaasional pencipta arsip,tidak dapat diperbarui,dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
  4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
  5. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
  6. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna keserahan,telah habis retensinya,dan keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan /atau lembaga kearsipan.
  7. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,keamanan, dan keselamatannya.
  8. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
  9. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisaasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
  10. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi,tugas,dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
  11. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi,tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
  12. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
  13. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,pembinaan kearsipan, dan pengeloilaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia.prasarana dan sarana,serta sumber ddaya lainnya.
  14. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efesien ,efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
  15. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
  16. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi,jenis arsip,dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenios arsip yang dimusnahkan,dinilai kembali,atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
  17. Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disebut DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna keserahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumlkan kepada publik.


1 komentar:

,BERIKANLAH KOMENTAR ANDA

Share |

Daftar Isi Bintang. Com