20100820

Istilah-istilah kearsipan bagian terakhir

     Tulisan ini merupakan bagian akhir dari tulisan Istilah-Istilah Kearsipan yang di buat beberapa minggu yang lalu.Pada kali ini istilah kearsipan yang berkaitan dengan beberapa hal seperti, karestik arsip,arsip karena mempunyai fungsi organisasi,
dan arsip yang dinilai untuk disusutkan karena usia dan nilaiguna arsip tersebut.
Karekteristik yang dimiliki oleh arsip menurut Pederson yaitu,
  1. Lengkap (complete): arsip telah memiliki hubungan antara struktur,konten dan konteks, serta mempunyai informasi mengenai tanggal(waktu dan tempat arsip itu diciptakan/diterima),alamat,pencipta,alamat penerimasurat,judul/subjek yang berkaitan dengan isi/pesan.
  2. Tidak berubah (fixed):arsip adalah informasi yang dihadirkan dalam format yang statis.Elemen informasi yang melekat dalam struktur , memiliki arsip sesuai dengan konteksnya,dan format tersebut dapat diduplikasikan atau diciptakan kembali.
  3. Memiliki arti (contextual): arsip memiliki arti/makna,karena itu arsip memiliki nilai berdasarkan isinya(konten).Arsip merefsikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, disamping memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan dan transaksi organisasi penciptanya, sehingga pengguna arsip harus memahami fungsi,sistem kontrol, dan pola yang digunakan dalam organisasi tersebut.
  4. Tidak berdiri sendiri (organic): karena arsip merupakan output yang secara alami muncul dari suatu proses kegiatan,maka setiap arsip memiliki hubungan dengan arsip sebelumnya dan mungkin pula arsip-arsip berikutnya. Hal inilah sehingga arsip tidak dikelola sebagai itrem sendiri, namun dalam suatu kelompok yang disebut Series.
  5. Resmi (authoritative/official): Arsip yang diciptakan sebagai dokumen untuk mendukung tugas dan kegiatan bisnis,memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan kegiatan bisnis yang diperlukan.
  6. Unik (Unique): arsip yang dipelihara menurut konteks dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk       
Isitilah arsip dapat ditemukan juga, jika hendak melaksanakan pengolahan arsip, misalnya:
  1. Prinsip asal-usul (principle of Provenance): suatu arsip yang mengaitkan arsip dengan sumber asalnya atau penciptanya.
  2. Prinsip aturan asli (Principle of Original Order): yaitu arsip harus diatur sesuai dengan yang dipergunakan semasa dinamis aktifnya atau pada masa arsip digunakan untuk proses operasional kegiatan yang mengahsilkan arsip tersebut.
  3. Prinsip kegunaan(Bestemning Beginsel): yaitu setiap lembar/berkas arsip yang tercecer di tempat atau dalam kelompok yang bukan pada tempatnya harus dikembalikan pada tempatnya sesuai dengan kelompok/jenisnya.
  4. Prinsip Restorasi (Restoratie Beginsel): yaitu pengaturan arsip yang didasarkan pada aturan arsip pada waktu dinamisnya namun dengan mengadakan beberapa perbaikan sesuai dengan kebutuhan.
  5. Prinsip Fungsional (Fungtional Beginsel): yaitu dalam pengaturan arsip yang didasarkan paada tugas-tugas dari organisasi pencipta arsipnya.
  6. Prinsip organisasi (Pertinent Beginsel): yaitu dalam pengsturan arsip didasarkan pada struktur organisaasi atau pencipta arsipnya.
  7. Prinsip Masalah (Pertinen Beginsel): yaitu bahwa dalam pengaturanarsip didasarkan pada masalah-masalah yang terkandung dalam arsipnya itu sendiri.
     Selanjutnya istilah-istilah kearsipan dapat juga ditemukan pada saat penilaian arsip dari kegiatan penyusutan arsip , seperti dibawah in

      Nilai guna arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi nilai primer dan nilai sekunder.
Nilai Primer yaitu nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip, nilai primer meliputi nilaiguna administrasi, nilaiguna hukum, nilaiguna keuangan, dan nilaiguna ilmiah dan teknologi.
  1. Nilaiguna administrasi yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
  2. Nilaiguna hukum yaitu apabila arsip mempunyai/berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warganegara dan pemerintah.
  3. Nilaiguna keuangan yaitu arsip yang mempunyai nilaiguna keuangan berisikan segala hal ihwal yang yang menyangkut transaksi dan pertanggungan keuangan.
  4. Nilaiguna Ilmiah dan Tehnologi yaitu arsip sebagai hasil/akibat penelitian murni atau penelitian terapan.
 Nilaiguna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.
Istilah kearsipan pada nilaiguna sekunder yaitu,
  1. Nilai Kebuktian yaitu arsip yang mempunyai nilaiguna kebuktian apabnila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi itu diciptakan,dikembangkan,diatur,fungsi dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat kegiatan itu.
  2. Nilaiguna Informasional yaitu nilai arsip yang mempunyai nilaiguna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tampa dikaitkan dengan lembaga/instansi pencipta arsipnya.
     Demikianlah istilah-istilah kearsipan sebagaimana yang saya telah tulis, namun  sesungguhnya masih banyak istilah-istilah yang berkaitan dengan kearsipan yang belum saya tulis, entah kapan saya bisa melanjutkan istilah-istilah kearsipan yang lainnya.

     

    Tidak ada komentar:

    Posting Komentar

    ,BERIKANLAH KOMENTAR ANDA

    Share |

    Daftar Isi Bintang. Com